Exact Online:
‘E-factureren is over een jaar of vijf de nieuwe realiteit’
Kuno Klumpers
Product Line Director
bij Exact
Remko Weijers
Senior Product Manager
bij Exact
Koen Baron
Senior Solution Marketeer
bij Exact
Business softwareontwikkelaar Exact werkt voor hun boekhoudsoftware al jaren samen met e-facturatiespecialist tradeinterop voor het beschikbaar stellen van e-facturatie voor hun klanten in het mkb. Tradeinterop verzorgt de aansluiting op Peppol, de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Kuno Klumpers, Remko Weijers en Koen Baron, alle drie werkzaam bij de productorganisatie van Exact, vertellen over hun ervaringen met e-factureren via Peppol, hun relatie met tradeinterop en blikken vooruit op de toekomst van e-factureren.
Iedereen kent Exact, maar wat doen jullie nu exact?
Klumpers: ‘Toegespitst op ons boekhoudprogramma Exact Online bieden wij het mkb een geïntegreerd onlinesoftwarepakket met een state-of-the-art boekhoudsoftware en CRM, aangevuld met specifieke branchegerichte oplossingen. Daarnaast heeft Exact ook diverse oplossingen voor onze mid-marketklanten zoals Exact Globe & Globe+ en Exact voor Financials. Naast mkb-ondernemers van klein naar groot bestaat onze primaire doelgroep uit administratie en accountantskantoren. Voor het mkb zijn wij al jaren de marktleider met betrekking tot boekhouden en branchespecifieke oplossingen.
Hoe gaat het op dit moment met het mkb?
Klumpers: ‘Het mkb heeft het niet overal even makkelijk, al is er een verschil tussen de accountancymarkt en de rest van het mkb. Een deel van de mkb-bedrijven heeft te maken met stevige uitdagingen rondom het terugbetalen van de coronasteun. Dat geldt met name voor de sectoren die niet gemakkelijk uit de coronaperiode zijn gekomen, zoals de retail. Door de lockdowns is de winkelbeleving veranderd en zijn consumenten gewend geraakt aan online bestellen. Over de gehele breedte van de markt zien we verder, op basis van data uit onze ‘mkb-barometer’ gebaseerd op verwerkte data van 340.000 administraties, dat sinds corona de gemiddelde betalingstermijn van facturen is opgelopen, de cashflowposities zijn gedaald en de omzetgroei in sommige sectoren wat is achtergebleven.’
Is er bij de gemiddelde betalingstermijn nog een verschil waarneembaar tussen mkb’ers die e-factureren via Peppol en factureren met een pdf of op papier?
Weijers: ‘Dat verschil is er altijd al geweest, sinds de introductie van Peppol in 2011. Facturen die zijn verstuurd via Peppol worden in de regel eerder betaald dan facturen die hun weg vinden naar de klant via een e-mail of per post. Dit komt eenvoudigweg omdat de administratieve handelingen bij zowel de verzender als de ontvanger van een factuur via Peppol veel sneller gaat. Ga maar na: bij Peppol gaat dit met één druk op de knop. Doet de verzender dat in het gunstige geval met een pdf-factuur via e-mail, dan mailt hij de factuur naar de ontvanger, die het vervolgens verwerkt in zijn boekhoudprogramma. Dat zijn allemaal handelingen die bij Peppol overbodig zijn. Het later betalen door de ontvanger heeft dus niet altijd te maken met onwil, maar is ook een gevolg van het totale administratieve proces rondom de afhandeling ervan.’
Wat zijn andere voordelen van het versturen van e-facturen via Peppol?
Baron: ‘Naast het verkorten van de betalingstermijn en het verlagen van de administratieve druk zie je dat door de toegenomen digitaliseringsgraad minder menselijke handelingen nodig zijn. Hierdoor neemt het aantal fouten af en neemt de kwaliteit van de data toe. Dit leidt uiteraard tot tijdwinst, kostenbesparingen en betere managementinformatie. Verder raak je geen data meer kwijt, heb je een beter inzicht in de status van facturen en draag je als ondernemer bij aan de impact van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Immers, hoe meer digitalisering, hoe lager de CO2-uitstoot en hoe minder bomen er gekapt hoeven te worden. Tot slot voorkomt het fraude en wordt het ontvangen van spookfacturen geminimaliseerd, omdat zowel de verzender als de ontvanger van de e-factuur een verificatieproces doorlopen. Nu is het wel zo dat beiden dan moeten zijn aangesloten op het Peppol-netwerk.’
Wat is Peppol?
Peppol is de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders. Met Peppol zijn overheden, bedrijven en andere organisaties in staat eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uit te wisselen. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) is in Nederland toezichthouder op het Peppol-afsprakenstelsel.
Hoeveel klanten van Exact Online werken inmiddels met e-factureren via Peppol?
Klumpers: ‘Op dit moment vooral bedrijven die factureren aan de overheid, want dan is e-factureren verplicht. Wel zien we dat steeds meer mkb’ers de voordelen van e-factureren via Peppol inzien. Maar er is nog veel te winnen.’
Hoe komt het dat het kleinere mkb nog niet overstag gaat?
Weijers: ‘Onbekend maakt onbemind. Ofwel, veel mkb’ers hebben hun facturatieproces op een voor hen bekende manier ingericht en zijn daaraan logischerwijs gewend. Ze zien op dit moment de voordelen nog onvoldoende. Aan de andere kant, ondernemers die wel kennis hebben gemaakt met e-factureren, zeggen vaak: ‘Waren we hier maar eerder mee begonnen.’’
Wat zijn de kosten voor jullie klanten voor het gebruik van e-factureren via Peppol?
Weijers: ‘Het verzenden van e-facturen is gratis. Dat zit standaard in ons boekhoudprogramma Exact Online en is met één druk op de knop te regelen. Voor het ontvangen van e-facturen brengen we een klein bedrag per factuur in rekening en dan wordt alles automatisch verwerkt, zonder dat de ondernemer zijn huidige administratieve proces anders hoeft in te richten. Dat kost de klant uiteindelijk veel minder dan een factuur met de hand inboeken. Inkomende e-facturen worden namelijk automatisch ingelezen in de boekhouding van de ondernemer.’
Waarom hebben jullie voor de implementatie van Peppol binnen Exact Online gekozen voor tradeinterop en het bijvoorbeeld niet zelf gedaan?
Klumpers: ‘De technische eisen die het Peppol-netwerk stelt, vragen om dedicated specialisten. In tradeinterop hebben we die specialist gevonden waardoor we zeker weten dat het proces in goede handen is. Dat vinden wij het belangrijkste voor onze klanten. Voor de implementatie hebben we destijds gekozen voor tradeinterop vanwege de goede service die zij leveren en uiteraard speelde de prijs ook een rol, zoals altijd bij aanbestedingen.’
Wat zijn de kenmerken van een goede service voor jullie?
Klumpers: ‘We hebben maandelijks overleg met tradeinterop, want door de jaren heen zijn er altijd nieuwe ontwikkelingen vanuit Peppol. Dat zijn bijvoorbeeld nieuwe technische ontwikkelingen, functionele uitbreidingen of gewoon een update waarvan onze klanten optimaal profiteren. Tradeinterop zorgt ervoor dat alles weer ideaal werkt volgens die laatste ontwikkelingen zonder dat onze klanten daarvoor iets hoeven te doen. Neem de aansluiting op het Peppol-netwerk; met slechts enkele handelingen vanuit de Exact software is dat geregeld. Tradeinterop is voor ons daarom een hele betrouwbare partner en consultant die ervoor zorgt dat we voorop in de markt blijven. Dat is voor ons als marktleider natuurlijk heel belangrijk.’
Wat is volgens jullie een essentiële feature die de afgelopen jaren is toegevoegd aan Peppol?
Baron: ‘Een hele mooie vind ik dat je als ontvanger de factuurstatus deelt met de afzender tijdens het boeken en eventueel ook tijdens het goedkeuren van inkoopfacturen. De afzender ziet dus in de factuurhistorie automatisch dezelfde factuurstatus als de ontvanger. Beiden kunnen daardoor de factuurstatus nauwkeurig volgen.’
Tot slot, hoe zien jullie de toekomst van e-factureren via Peppol?
Baron: ‘Er is nu een voorstel voor een richtlijn van de EU in de maak die per 2028 of 2029 e-factureren wil verplichten voor alle business-to-businessfacturen tussen EU-landen. Sommige landen, zoals Italië en Spanje, hebben al verplicht gesteld dat iedere factuur via een centraal systeem moet worden gestuurd. Ook voor België is nu vastgesteld dat e-facturatie per 1 januari 2026 verplicht is. E-factureren is dus de toekomst, dus daarom denken wij: waarom nog langer wachten als het eraan komt en je als ondernemer nu al kan profiteren van de vele voordelen? Door het verlagen van de administratieve druk kun je als ondernemer bovendien veel meer tijd besteden aan de dingen die je echt leuk vindt. En dat is in de regel niet het voeren van de administratie, maar het ondernemen zelf.’
Exact.
We hebben ook een mooie podcast met Exact opgenomen. Hierin vertelt Kuno over de verschillen tussen Scan en Herken en e-facturatie en waarom de overstap naar e-facturatie een goed idee is. Beluister ‘m hier.
