Nokavision en Cannock:
‘Specifieke kennis van tradeinterop verhoogt
efficiency e-factureren’
Thijs Wolvers
Sales director
bij Nokavision
Raoul Jonkers
Supplier performance
manager bij Cannock
Aanbieder van totaaloplossingen op het gebied van creditmanagement Cannock werkt al jaren samen met Nokavision. Dit softwarebedrijf verzorgt onder meer de processen rondom de standaardisering van lay-outs van de (digitale) interacties voor klantcommunicatie die Cannock uit naam van hun klanten versturen. Toen een klant van Cannock aangaf te willen e-factureren, kwam e-facturatiespecialist tradeinterop de samenwerking versterken. Sales director Thijs Wolvers van Nokavision en supplier performance manager Raoul Jonkers van Cannock vertellen hoe deze trilaterale samenwerking verloopt en welke voordelen dit hun organisaties biedt.
Hoe is de samenwerking tussen Cannock en Nokavision tot stand gekomen?
Jonkers (Cannock): ‘Wij verzorgen het creditmanagement voor bedrijven en lokale overheden, vooral gemeentes, en nemen hen de totale financiële cyclus uit handen. Dit gaat van het versturen van facturen en betalingsherinneringen tot het inzetten van incasso’s en deurwaarders als dit nodig is. In eerste instantie maakten we de lay-outs van de documenten van onze klanten zelf. Echter, vanwege de toegenomen complexiteit en de verhoogde eisen aan flexibiliteit en snelheid was dat voor ons zelf niet meer te behappen. Op dat punt aangekomen zijn we op zoek gegaan naar een partner en kwamen uit bij Nokavision.’
Wat is de dienstverlening van Nokavision voor Cannock?
Wolvers (Nokavision): ‘Wij bieden onze klanten, waaronder Cannock, onder meer software voor customer communication management-oplossingen. Voor Cannock betekent dit dat wij een platform hebben geleverd waarmee de klantcommunicatie over meerdere kanalen optimaal is geregeld. Vervolgens zijn wij verantwoordelijk voor het beoordelen en bewaken van de kwaliteit van deze output. In de praktijk heeft dit tot resultaat dat alle communicatie-uitingen die Cannock verstuurt uit naam van hun klanten altijd piekfijn in orde zijn, conform de afspraken, en dat zij er eigenlijk geen omkijken meer naar hebben.’
Jonkers (Cannock): ‘Het aanmaken van documenten voor onze output is nu heel eenvoudig. We kunnen indien nodig heel gemakkelijk de lay-out aanpassen, wat ons serviceniveau enorm verhoogt. Dit leidt dan weer tot een sterk toegenomen betrokkenheid van onze medewerkers. Zij zien nu niet meer als een berg op tegen veranderingen en mocht er ondersteuning nodig zijn, dan hebben we bij Nokavision één aanspreekpunt. Dit alles heeft uiteraard enorme kostenreducties tot gevolg.’
Hoe kwam tradeinterop in beeld bij Cannock?
Jonkers (Cannock): ‘Wij hadden een klant die wilde overstappen op e-factureren via het wereldwijde Peppol-netwerk. In eerste instantie hebben we toen zelf een oplossing gebouwd waarvoor we ook het onderhoud verzorgden. Alleen, dat was veel bewerkelijker dan we dachten. Er veranderde namelijk elke week wel iets aan de regelgeving en aanverwante eisen. Bovendien zijn er allerlei uitzonderingen en volgen de ontwikkelingen elkaar in razend tempo op. Dan moet je zelf gaan uitzoeken via Google hoe dit weer aan te passen en krijg je heel veel mogelijke oplossingen. Tja, welke moet je dan kiezen als je niet voldoende verstand van zaken hebt? Kortom, we liepen helemaal vast – wat zeer demotiverend werkte en hoge kosten met zich meebracht – en vroegen Nokavision om advies. Zij kwamen toen met de suggestie om tradeinterop in te schakelen , een preferred partner met wie zij al langere tijd samenwerkten op het gebied van e-facturatie.’
Wolvers (Nokavision): ‘Tradeinterop is al enige tijd een samenwerkingspartner van ons. Op het moment dat onze klanten hun facturatiesysteem willen uitbreiden met e-factureren komen zij met ons en de betreffende klant aan tafel. In dit geval hebben wij samen met tradeinterop een XML-interface gebouwd die naadloos aansluit op onze smart SmartCOMM-engine, waarop de communicatie-output van Cannock draait. De oplossing is eigenlijk heel simpel: op het moment dat een klant van Cannock wil e-factureren neemt het output-systeem een andere afslag en komt terecht in de interface van tradeinterop. Vanaf daar gaat alles vanzelf.’
Dat klink wel heel gemakkelijk.
Jonkers (Cannock): ‘Toch klopt dat wel. Wat zich achter de interface afspeelt, onder de motorkap, is voor ons alleen in essentie van belang. Waar het om gaat is dat alles vlekkeloos verloopt en dat het ons veel minder tijd vergt. Natuurlijk loopt er weleens wat spaak en dat heeft in de regel te maken met klanten die wat anders doen dan ze volgens de bestaande wetgeving en protocollen zouden moeten doen. In dat geval nemen we contact op met tradeinterop en lossen zij het op. Bij tradeinterop weten ze namelijk precies hoe de markt voor e-factureren in elkaar steekt. Ze kennen de verzenders en bedrijven die ermee werken en begrijpen daardoor tot in detail hoe die partijen hun e-facturatie hebben ingericht. Tradeinterop is een autoriteit en dat maakt het oplossen van problemen een stuk gemakkelijker dan wanneer wij dit zelf zouden moeten doen. Daarnaast geven ze ons ook actief advies als de situatie daarom vraagt, wat ervoor zorgt dat problemen al zijn opgelost voordat zij zich voordoen.’
Wat zijn de voordelen van e-factureren?
Jonkers (Cannock): ‘Een groot voordeel van e-factureren is dat de betalingsverwerking nooit kan misgaan. Dit in tegenstelling tot het versturen van pdf-facturen en papieren facturen. Dan kan er een verkeerde nummering zijn toegekend of corresponderen de bedragen en kenmerken bijvoorbeeld niet. Om dat weer uit te zoeken kost veel tijd. Bij e-factureren heb je al die problemen niet. Een e-factuur heeft namelijk altijd een vast format, wordt direct ingelezen door het boekhoudprogramma en hoeft dus niet handmatig te worden ingevoerd. Bovendien komt een e-factuur altijd op de juiste bestemming terecht. Dat biedt ons enorme efficiencyvoordelen.’
Wat is voor Nokavision de toegevoegde waarde van de samenwerking met tradeinterop?
Wolvers (Nokavision): ‘E-facturering is niet onze core business, maar we hebben wel klanten die net als Cannock baat hebben bij het implementeren van e-facturering in de customer communication management-oplossingen die wij voor hen hebben ingericht. Dat is voor ons een essentiële meerwaarde die wij onze klanten willen aanbieden. Vanwege de expertise van tradeinterop hebben we het volste vertrouwen dat onze klanten blij zijn met het uiteindelijke resultaat. En zo wint iedereen bij deze samenwerking.’
In het kort
Probleem
Klant van creditmanagent-bedrijf Cannock wil e-factureren. Het zelf bouwen van een oplossing leidt tot uitvoeringsproblemen vanwege de complexiteit en het ontbreken van specialistische kennis. Gevolg: veel uitzoekwerk, hoge kosten en gedemotiveerde medewerkers.
Oplossing
Cannock benadert samenwerkingspartner Nokavision die de standaardisering van hun klantcommunicatie verzorgt. Softwarebedrijf Nokavision introduceert preferred supplier tradeinterop voor het bedenken van de oplossing.
Resultaat
E-facturatiespecialist tradeinterop biedt een XML-interface en implementeert deze in de customer communication management-oplossing die Nokavision heeft ontworpen voor Cannock. Elke verzonden en ontvangen e-factuur verloopt via deze route en alle handelingen voldoen aan geldende wetgeving en protocollen. Gevolg: excellent serviceniveau, kostenreducties en een verhoogde motivatie bij medewerkers.
