In het vorige blogartikel in deze serie zijn we ingegaan op de verschillende onboarding strategieën. In dit artikel lichten we adaptive onboarding uit. Bij adaptive onboarding worden niet alleen de grote leveranciers actief benaderd om e-facturen naar uw organisatie te sturen, maar ook de kleinere leveranciers. En om dat efficiënt te doen worden leveranciers gesegmenteerd benaderd.
Het hele leveranciersportfolio wordt bij het onboardingsproces betrokken. Het uiteindelijke doel is namelijk niet het ontvangen van e-facturen van alleen de grote organisaties, uw wilt e-facturen ontvangen van al uw leveranciers.
Om dat te bereiken zult u al uw leveranciers moeten benaderen. Hiervoor heeft u een goede strategie nodig. U wilt graag e-factureren, maar uw leverancier is hier wellicht helemaal niet mee bezig. Het is daarom belangrijk om het uw leverancier zo gemakkelijk mogelijk te maken. Hoe kunt u uw leverancier helpen, zodat hij u gaat helpen door e-facturen aan te leveren?
Help uw leverancier e-factureren met adaptive onboarding
De kern van adaptive onboarding is dat uw onboarding strategie zich aanpast aan de huidige manier van werken van uw leverancier. Wij zien vaak in onboardingscampagnes dat de reacties van leveranciers zijn onder te verdelen in 5 groepen:
1. Gebruikers van Word / Excel
Leveranciers die in Word of Excel factureren weten vaak niet wat een e-factuur precies is en hoe ze die moeten aanleveren. Onze ervaring is dat kleine leveranciers vaak welwillend tegenover e-factureren staan, zolang het hen weinig extra tijd en geen geld kost. E-facturatie dienstverleners, zoals tradeinterop, bieden voor deze groep leveranciers een portaal aan. Via zo’n portaal kan op eenvoudige wijze elektronisch worden gefactureerd.
2. Verouderde software
Er zijn ook leveranciers die gebruik maken van verouderde software die nog geen e-factuur kan maken. Deze groep leveranciers is lastiger te onboarden, omdat ze teveel facturen versturen om handmatig in het portaal in te voeren maar ook moeilijk kunnen switchen van financiële software. Deze groep wordt steeds kleiner, omdat steeds meer softwarepakketten de mogelijkheid tot e-factureren in een XML formaat inbouwen in hun software.
3. Software die een XML (UBL) kan genereren
Veel leveranciers maken gebruik van software die in staat is om een XML e-factuur te genereren, doorat de afgelopen jaren steeds meer softwarepakketten het UBL formaat hebben ingebouwd. Vaak is de UBL implementatie echter een eigen interpretatie van het UBL formaat, waardoor gegevens vaak op verkeerde plekken staan of onjuiste gegevens worden opgenomen in de e-factuur. De verwachting is dat de komende jaren steeds meer softwarepakketten hun UBL implementatie tweaken, zodat het beter voldoet aan de SI-UBL standaard (SI-UBL is het meest gestandaardiseerde UBL formaat). Vooralsnog blijft formaatconversie nog belangrijk. Een e-facturatie dienstverlener, zoals tradeinterop, kan deze formaatconversie voor u verzorgen.
4. E-facturen aanleveren in een standaard formaat
Een groeiend aantal leveranciers kan zijn facturen wel aanleveren in een standaard formaat, doordat SI-UBL steeds verder in populariteit toeneemt. Daarnaast is met de komst van de nieuwe Europese Norm een standaard beschikbaar die steeds meer leveranciers kunnen gebruiken. Het gevolg is dat leveranciers steeds betere e-facturen kunnen sturen met de juiste informatie op de juiste plek. Deze leveranciers hoeven vaak alleen met de klant af te stemmen via welk kanaal de klant de e-factuur wil ontvangen. Hoewel deze groep de komende tijd steeds groter zal worden, verwachten we dat partijen uiteindelijk zullen kiezen voor automatische onboarding via Peppol (zie punt 5).
5. E-factureren via Peppol
Tenslotte zijn er steeds meer leveranciers waarbij e-facturatie vanzelf gaat, doordat ze gebruik maken van Peppol. Leveranciers die gebruik maken van Peppol kunnen namelijk checken (via een discovery engine) of hun klant een e-factuur wil. Dit bespaart de leverancier veel gedoe, omdat ze daarmee ook het onboarden kunnen automatiseren.
Zolang niet iedere organisatie gebruik maakt van Peppol, zal onboarding nodig zijn. Zorg er daarom voor dat u een goede strategie bepaalt om zoveel mogelijk e-facturen te kunnen ontvangen van uw grote en van uw kleine leveranciers.
Wilt u direct aan de slag met uw onboarding strategie? Doe dan gratis en vrijblijvend de tradeinterop Onboarding Quickscan.
