• tradeinterop

De e-facturatie uitdaging waar niemand het over heeft en hoe deze te overwinnen


De grootste barrière vandaag de dag voor e-factureren is niet de techniek, ook niet de standaarden, maar leveranciers onboarding. Als u leverancier onboarding onder de knie hebt wordt de kans op succes veel groter.

Het gebeurt maar al te vaak dat bedrijven investeren in een oplossing voor het elektronisch uitwisselen van facturen en/of orders, maar dat het daadwerkelijk gebruik ervan tegenvalt. We zien zelden dat bedrijven meer dan 40-50% van al hun facturen elektronisch binnenkrijgen. En dan valt de business case voor e-factureren een stuk negatiever uit dan eerst gedacht.



Uw leveranciers aan u laten e-factureren


De reden is dat het in de praktijk moeilijk is om leveranciers over te halen te gaan e-factureren: de zogenaamde ‘leverancier onboarding'. Deze leverancier onboarding is vaak het knelpunt in een succesvol e-facturatie project: het kost veel tijd, levert weinig op en zorgt vaak voor frustratie bij leverancier en bij de inkopende organisatie.

Leverancier onboarding als onderdeel van een e-facturatie project gebeurt soms door de e-facturatie dienstverlener van de inkopende organisatie, maar soms ook niet, en dan moet de inkopende organisatie het zelf doen. Of deze de leverancier onboarding nu uitbesteedt of zelf doet, het hebben van een goede en doordachte onboarding strategie is essentieel voor het succes ervan. Daarom geven we 5 tips voor succesvolle leverancier onboarding:


1. Focus u ook op de longtail


Veel inkopende organisaties richten zich op slechts de grootste leveranciers. Hoewel deze tezamen verantwoordelijk kunnen zijn voor 70% van het factuurvolume, blijkt in de praktijk dat adoptie in dit segment vaak tegenvalt. Activeer daarom niet alleen de top leveranciers, maar ook de kleinere leveranciers en zorg ervoor dat die efficient geonboard kunnen worden.



2. Keuzevrijheid voor de leverancier


Zorg dat de leverancier kan beginnen met e-factureren zonder dat hij zijn proces ingrijpend moet veranderen. Dat kan door e-factureren laagdrempelig voor hem te maken, door te zorgen dat hij vanuit zijn eigen software kan gaan e-factureren, of door een laagdrempelig portaal waarmee hij eenvoudig facturen kan maken en versturen. Het is daarom essentieel dat het e-facturatie platform van de inkopende organisatie Simplerinvoicing ondersteunt, zodat de leverancier keuzevrijheid heeft welke software hij gebruikt voor e-factureren.



3. Behandel uw leverancier als klant


Vaak worden leveranciers het bos in gestuurd met de mededeling dat ze op korte termijn moeten gaan e-factureren. Maar vervolgens moet de leverancier zelf maar uitzoeken hoe hij dat doet. Beter is de leverancier te betrekken in een vroeg stadium en hem bij de hand te nemen om hem stap voor stap te helpen met het omarmen van e-factureren.


4. E-factureren is het begin, niet het eindpunt


Zie e-factureren als de start van een samenwerking waarbij leverancier en inkopende organisatie samen continu werken aan een efficiënter en gebruikersvriendelijker factuur en orderproces Daarmee wordt e-factureren voor uw leverancier niet een noodzakelijk kwaad maar een kans om ‘klant intimiteit’ met de inkopende organisatie te vergroten. Daarmee is leveranciers onboarding een continu proces.


5. Biedt uw leverancier echte voordelen als hij overstapt op e-facturatie


Zorg dat uw leverancier een voordeel heeft om te beginnen met e-factureren. Dat kan met bijvoorbeeld een versnelde betaling of een betaalkorting, maar dat kan ook door de leverancier te helpen aan zijn andere klanten ook e-facturen te sturen, of zelf ook aan de slag te gaan met het elektronisch ontvangen van e-facturen. Tot slot is uw leverancier wellicht gebaad bij het ontvangen van een e-order zodat de order-intake aan zijn kant kan worden geoptimaliseerd.

Het onboarden van grote hoeveelheden leveranciers lijkt complex. Maar met de juiste strategie en de juiste tools kan onboarding eenvoudig en efficiënt zijn en kan het uw relatie met uw leveranciers versterken.

Meer weten over succesvolle leverancier onboarding? Kijk hier of neem contact met ons op.


#efacturatie #onboarding

Ontvang ook de maandelijkse nieuwsbrief van tradeinterop!

| Privacy statement | Copyright 2019 all rights reserved by tradeinterop

Neem gerust contact met ons op via:

E-mail: info@tradeinterop.com

Telefoon: 030 767 2120

Bezoekadres

Papendorpseweg 97

3528 BJ  Utrecht