Naast de Rijksoverheid vragen steeds meer decentrale overheden en bedrijven hun leveranciers om een e-factuur. Wat doet u, als u als zzp’er gevraagd wordt een e-factuur te versturen in plaats van de PDF die u altijd mailde?
Wat is een e-factuur eigenlijk?
Een e-factuur is een gestructureerd bestand (XML / UBL), dat door een computer kan worden ingelezen. Een PDF daarentegen, is een voor de mens makkelijk leesbaar bestand. Het is voor ons heel overzichtelijk, maar een computer kan dit niet direct verwerken. (Zie voor meer informatie ook
De verwerking van een e-factuur is vele malen makkelijker en efficiënter dan de verwerking van een PDF factuur. Een XML / UBL kan door de boekhoud- of ERP- software van de ontvanger direct worden ingeboekt. Dit scheelt veel handmatige handelingen, zoals het printen, scannen, controleren en verbeteren van een PDF of met de post gestuurde factuur.
Maar welk voordeel biedt e-factureren mij als zzp’er?
Omdat voor het verwerken van e-facturen geen handmatige handelingen meer nodig zijn, kan de factuur direct worden verwerkt. Uw factuur komt niet op een stapel in een postvakje terecht waar hij kwijt raakt, onderin een mailbox waar hij vergeten wordt, of wordt pas ingeboekt wanneer die ene collega weer op kantoor is. Uw factuur wordt meteen ingeboekt en daardoor tijdiger of soms zelfs eerder betaald.
Hoe verstuur ik een e-factuur?
E-factureren vraagt in sommige gevallen om een iets andere manier van werken. Afhankelijk van de manier waarop u nu factureert, kiest u de best passende oplossing.
Gebruikt u boekhoudsoftware voor het maken en verzenden van uw facturen? Steeds meer boekhoudpakketten ondersteunen Simplerinvoicing/PEPPOL. Dit is Europees beveiligd netwerk van overheden en bedrijven om onderling e-facturen uit te wisselen. (Lees hierover meer in
Wanneer uw boekhoudsoftware een e-factuur kan mailen, kunt u gebruik maken van een e-facturatiedienstverlener. Deze partij zorgt ervoor dat uw facturen (na verificatie van uw organisatie) worden omgezet naar het juiste formaat en via het netwerk van Simplerinvoicing/PEPPOL bij de Rijksoverheid of een andere klant wordt afgeleverd. Het enige wat u hiervoor dan hoeft te doen, is in uw boekhoudpakket instellen dat u een XML / UBL wilt meesturen. Meer informatie over e-factureren vanuit uw boekhoudpakket vindt u
Maakt u voor het opstellen van uw facturen gebruik van Word, Excel of een gelijksoortig (tekst)verwerkingsprogramma? Dan zijn er diverse e-facturatieportalen op de markt. Via zo’n
#zzp, #efacturatie, #Simplerinvoicing, #PEPPOL, #efacturatieportaal
