• tradeinterop

Is een PDF factuur een e-factuur?


Steeds meer bedrijven stappen over op e-factureren en vragen van hun leveranciers een e-factuur. Een van de meest gehoorde opmerkingen van leveranciers is: ‘Maar wij sturen al een e-factuur in PDF formaat’. Een PDF is geen e-factuur en in dit artikel lichten we toe wat de verschillen zijn.

Een PDF is een voor mensen leesbaar bestand. Je opent het en krijgt alle gegevens netjes opgemaakt te zien. Een e-factuur is een bestand in XML formaat dat voor de mens niet goed leesbaar is. Wanneer je het opent zie je veel code, waarin de factuurgegevens zijn opgenomen. Voor een computer is dit bestand echter heel gestructureerd. De factuur kan door een computer automatisch worden ingelezen, zonder dat daar handmatige verwerkingen of interpretaties aan te pas komen.


Voorbeeld van een UBL bestand.


Wat is een e-factuur dan wel?


Elektronische facturen zijn er in verschillende soorten en maten. Het meest gebruikte formaat is XML. Een van de varianten van XML is UBL. Wanneer uw klant vraagt om een e-factuur, dan is de kans groot dat hij een factuur in UBL formaat van u wil ontvangen.


Hoe maak ik een e-factuur?


Een e-factuur kan bijvoorbeeld niet gemaakt worden in Word of Excel, zoals dat bij een PDF wel kan. Maar, veel financiële software is al wel in staat om een e-factuur te genereren. Uw softwareleverancier kan u vertellen hoe u dat kunt doen.

Gebruikt u geen financiële software, dan kunt u gebruik maken van een e-facturatieportaal, zoals dat van tradeinterop. U kunt hier eenvoudig handmatig uw e-facturen aanmaken en verzenden.


Hoe verstuur ik een e-factuur?


Er zijn verschillende methoden om een e-factuur te versturen. De eerste is per e-mail. De meeste softwarepakketten bieden de optie om een e-factuur per e-mail te versturen. De tweede mogelijkheid is verzending via het beveiligde netwerk van Simplerinvoicing / PEPPOL. Omdat deze verzendmethode beveiligd is, maken organisaties hier in toenemende mate gebruik van.


Mijn klant wil een e-factuur via Simplerinvoicing / PEPPOL ontvangen


Vraagt uw klant om een e-factuur via Simplerinvoicing / PEPPOL? Vraag dan eerst na of uw financiële software dit al ondersteunt. Verzending via dit netwerk wordt namelijk door steeds meer softwareleveranciers in de software zelf ingebouwd.

Wanneer u gebruik maakt van een e-facturatieportaal, vraag dan na of de factuur via Simplerinvoicing / PEPPOL verzonden kan worden.

Organisaties die gebruik maken van een ERP pakket of op maat gemaakte software die nog niet kan e-factureren, kunnen via een e-facturatie dienstverlener / PEPPOL Access Point provider aansluiten op hun bestaande software.

Heeft u vragen over e-facturatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wellicht ook interessant: onze infographic over e-facturatie.

#efacturatie #pdf #xml #ubl

Ontvang ook de maandelijkse nieuwsbrief van tradeinterop!

Privacy statement 

 

Copyright 2019 all rights reserved by tradeinterop

Neem gerust contact met ons op via:

E-mail: info@tradeinterop.com

Telefoon: 030 767 2120

Bezoekadres

Papendorpseweg 97

3528 BJ  Utrecht