Over de voordelen van e-factureren is al veel geschreven, maar hoe verzilvert u ze? Welke besparingen leveren uw organisatie het meeste op en wat is uw toekomstvisie op het gehele proces rondom facturen?
Het besparingspotentieel van e-facturatie voor uw organisatie
Voor iedere organisatie zijn er grote besparingen te realiseren door facturen elektronisch te verwerken. Er komen namelijk geen handmatige handelingen meer aan te pas en hierdoor is de kans op fouten tijdens de verwerking minimaal. Daarnaast zijn er minder excepties, zoals foutieve betalingen en facturen die ten onrechte wel of juist niet betaald worden.
De verwerkingstijd wordt met elektronisch factureren teruggebracht tot seconden. Organisaties kunnen hiermee boeterentes voorkomen en wellicht gebruikmaken van kortingen, omdat facturen tijdig betaald kunnen worden.
Op basis van een analyse van onze eigen klantcases, zien we dat de verwerking van een papieren factuur gemiddeld € 10,50 kost. Met de verwerking van een PDF factuur kan dit worden teruggebracht naar gemiddeld € 6,- per factuur. De verwerking van een e-factuur kost daarentegen gemiddeld € 1,50. De besparingen kunnen dus echt aanzienlijk zijn.
Wanneer u weet wat e-factureren uw organisatie gaat besparen, dan is het goed om daarbij een duidelijke visie te hebben op e-factureren en de optimalisatie van omliggende processen.
Uw visie op e-factureren en omliggende processen
Elektronisch factureren is nog maar het topje van de ijsberg. De komende jaren zal er steeds meer geïnvesteerd worden in het optimaliseren van dit soort processen. Zo kunnen bijvoorbeeld ook orders elektronisch worden uitgewisseld. Organisaties die al enige tijd e-factureren maken vaak ook de stap naar het automatiseren van de orderstromen.
De leverancier kan een e-order automatisch in het systeem verwerken en eenvoudig een factuur maken. De klant kan de binnenkomende facturen vervolgens automatisch matchen met de oorspronkelijke order. Als de factuur binnen de afgesproken marges valt, kan deze automatisch worden goedgekeurd en betaald.
Wat is de toekomstvisie van uw organisatie op het optimaliseren van processen? Wilt u rustig aan starten met e-factureren of wilt u meteen zoveel mogelijk e-factureren ontvangen, om daarna de vervolgstappen naar een zo efficiënt en optimaal mogelijk proces te maken? Deze keuze bepaalt welke manier van implementeren en leveranciers onboarding het beste bij uw organisatie past.
Serie blogartikelen
Dit is het eerste blogartikel in een serie van vier artikelen over hoe u e-factureren succesvol kunt maken voor uw organisatie. Wilt u alvast alle informatie over dit onderwerp? Download dan het gratis whitepaper ‘Succesvol e-factureren’.
