E-factureren voor een duurzame en efficiënte factuurverwerking

Het RIVM (onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport) stapt per 18 april 2019 volledig over op e-factureren. Door gebruik te maken van e-facturen reduceren we niet alleen de kosten van factuurverwerking, maar bereiken we ook dat facturen sneller verwerkt en betaald kunnen worden. De verwerking van papieren facturen en facturen via e-mail behoort vanaf dan tot het verleden.


Met deze wijziging geven wij invulling aan het beleid van de Rijksoverheid en de Rijksinkoopvoorwaarden (ARBIT, ARVODI en ARIV): rijksbreed geldt vanaf 1 januari 2017 een verplichting bij de leveranciers van de Rijksoverheid, zoals het RIVM, om te factureren via een elektronische factuur (e-factuur). Een papieren factuur en een factuur via e-mail valt nadrukkelijk niet onder de definitie van e-factuur. In het beleid is opgenomen dat papieren facturen en facturen die per mail aan ons worden verzonden vanaf 18 april 2019 niet meer in behandeling worden genomen. Deze ontvangt u dan retour.

 

Om u te helpen bij het elektronisch aanleveren van uw factuur, leest u hieronder hoe uw organisatie straks eenvoudig kan beginnen met e-factureren. 

 

RIVM neemt voor haar leveranciers de kosten van Tradeinterop voor het verzenden van e-facturen aan het RIVM voor haar rekening van 1-11-2018 t/m 31-10-2020. RIVM zal dit na 2 jaar evalueren en de kosten mogelijk voor 2 jaar extra + nogmaals 2 jaar extra voor haar rekening nemen.  Deze periode van maximaal 6 jaar is een tijdelijke maatregel, na deze looptijd wordt van leveranciers van het RIVM verwacht dat zij zelf zijn ingericht om e-facturen te kunnen versturen aan RIVM.

Of u nu uw facturen maakt in een tekstverwerker, via uw boekhoudsoftware of in uw eigen financiële systeem, e-factureren aan het RIVM kan eenvoudig en snel. 

Ik maak facturen in Word of Excel (of een soortgelijk programma)

Dan kunt u eenvoudig e-factureren door gebruik te maken van het tradeinterop portaal. Hiermee maakt en verstuurt u eenvoudig facturen en heeft u inzicht in de status ervan.

Ik maak facturen in mijn boekhoudsoftware

De meeste financiële softwarepakketten ondersteunen e-factureren in UBL. U kunt uw facturen mailen naar: 

OIN00000004000000062000@invoices.tradeinterop.com

Mijn softwarepakket ondersteunt Simplerinvoicing

Voeg in uw softwarepakket  het OIN van RIVM toe als

e-factuuradres en u kunt direct uw factuur versturen.

Het OIN van RIVM is:

00000004000000062000

Mijn software kan niet e-factureren, hoe kan ik toch aan de verplichting voldoen?

Wanneer u maatwerk (ERP-)software gebruikt of wanneer uw software nog niet kan e-factureren, neem dan contact op met tradeinterop voor meer informatie.

RIVM werkt met het tradeinterop platform

Tradeinterop heeft een oplossing voor elke ondernemer: van de mkb'er die wil gaan e-factureren met één of twee klanten, tot de grote onderneming die meer grip wil op het order- en facturatieproces.

 

Een account aanmaken is eenvoudig en u kunt gelijk beginnen. In de meeste gevallen past tradeinterop in uw huidige facturatieproces.

 

Als u vragen hebt, neem dan contact met ons op via onderstaand formulier.