Vanaf april 2019 zijn gemeenten, provincies en waterschappen verplicht om (conform de Europese Richtlijn 2014/55/EU) elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Met enkel het kúnnen ontvangen en verwerken van e-facturen worden nog niet alle kansen die elektronische factureren biedt benut. Wat doet u als gemeente, provincie of waterschap? Gaat u voor compliance of pakt u de opportunities?
Compliance
Voor veel organisaties zal de focus in eerste instantie liggen op compliance. U bent verplicht om aan de Europese Richtlijn te voldoen. Het woord ‘verplicht’ heeft een negatieve lading. Zonde in dit geval, want door alleen al compliant te zijn biedt u uw leveranciers de mogelijkheid om eenvoudig en snel facturen aan te leveren. Uw leverancier weet dat zijn factuur meteen verwerkt wordt en dat deze voldoet aan de factuureisen die uw organisatie stelt.
Compliant zijn hoeft niet ingewikkeld te zijn. Softwareleveranciers of e-facturatie dienstverleners, zoals tradeinterop kunnen u helpen om e-factureren mogelijk te maken binnen uw bestaande processen. Meer hierover leest u in dit blogartikel.
Opportunity
U kunt er als organisatie ook voor kiezen om een stap verder te zetten en optimaal te profiteren van de voordelen die e-factureren biedt. Wanneer uw leveranciers u daadwerkelijk e-facturen gaan sturen, gaat u pas veel tijd besparen. Facturen hoeven niet meer handmatig te worden ingeboekt en hoeven ook niet meer te worden gecheckt, nadat ze door scan-en-herken software zijn verwerkt. Naast de tijdsbesparing verkleint e-factureren de kans op fraude en zijn fouten die gemaakt worden bij het handmatig inboeken verleden tijd. Tevens speelt u als gemeente een belangrijke rol als het gaat om het stimuleren van e-factureren tussen bedrijven onderling. Door u op te stellen als leveranciersvriendelijke ketenregisseur kunt, u werkelijk het verschil maken voor het bedrijfsleven in uw gemeente en daarbuiten.
Om de voordelen te benutten is het zaak dat uw leveranciers e-facturen aan u gaan verzenden. U heeft daarvoor de hulp van uw leveranciers nodig. Het proces van het voorlichten en informeren, om leveranciers te laten e-factureren wordt ook wel ‘onboarding’ genoemd. Onboarden is meer dan het sturen van een brief aan al uw leveranciers. In de praktijk blijken deze initiatieven vaak niet het gewenste resultaat te leveren. U zult uw leveranciers moeten informeren en helpen bij het overstappen op e-factureren. Tips voor het onboarden van uw leveranciers kunt u lezen in dit gratis whitepaper. Onboarding is vaak een tijdrovend traject. Tradeinterop kan de onboarding van uw leveranciers desgewenst ook faciliteren.
Waar kiest u voor?
Het is helemaal niet verkeerd om eerst compliant te willen zijn. U wilt als organisatie tenslotte graag tijdig aan de nieuwe Europese Richtlijn voldoen. Maar juist vanwege de maatschappelijke rol die u als gemeente vervult richting het (vaak lokale) bedrijfsleven is het goed om uw leveranciers te helpen bij het sturen van elektronische facturen.
Tradeinterop helpt u graag bij zowel het compliant maken van uw organisatie aan de Europese Richtlijn als het onboarden van uw leveranciers. Voor meer informatie kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.
