Het is zo’n beetje de meest gehoorde ‘smoes’ wanneer een factuur niet betaald is: ‘wij hebben de factuur niet ontvangen’. Gelukkig is daar een oplossing voor.
Of het nu waar is of niet. Het feit is dat uw klant de factuur niet tijdig heeft verwerkt. Vaak ligt de oorzaak hiervan in de traagheid van het inboekproces of de factuur raakt simpelweg kwijt. Wanneer uw klant alle facturen handmatig inboekt, dan kost dit enorm veel tijd. Ook bij grotere organisaties kan het lang duren. Velen gebruiken scan en herken software om PDF facturen in te lezen, maar er blijven veel handmatige handelingen nodig en dat zorgt niet alleen voor een langzamere verwerking, maar het vergroot ook de kans op fouten.
Met e-facturatie wordt uw factuur meteen verwerkt
Om er zeker van te zijn dat uw factuur aankomt en meteen verwerkt wordt, kunt u hem elektronisch versturen. Niet alle bedrijven kunnen al e-factureren, maar dit aantal groeit snel. Zeker nu naast de Nederlandse overheid ook steeds meer aanbestedende diensten e-facturen kunnen verwerken.
Wanneer u uw klant een elektronische factuur stuurt, dan wordt deze vanuit uw systeem (of een portal die u gebruikt) meteen in het systeem van uw klant geplaatst en ingeboekt. Facturen kunnen op deze manier niet meer kwijtraken in het postvakje of de mailbox van de klant. U weet dus zeker dat uw factuur aankomt.
Wanneer er onverhoopt iets mis is met uw factuur, bijvoorbeeld wanneer de tenaamstelling niet klopt, dan ontvangt u direct terugkoppeling van het systeem van uw klant. U kunt de factuur dan aanpassen en meteen opnieuw verzenden. Dat scheelt zowel u als uw klant een hoop tijd.
